MAIL MERGE (Surat Gabung)

Mail Merge dengan Ms. Word 2003

Menggabungkan data dengan ke dokumen standar untuk menghasilkan dokumen surat massal.  Untuk membuat surat ke banyak orang dari suatu database tertentu ini digunakan fasilitas Mail Merge dilakukan dengan cara :

• Main Document, surat yang isinya sama untuk tujuan ke banyak orang
• Data Source, data yang bakal menerima surat
• Merge the data with the document, penggabungan Main Document dengan Data Source

Untuk membuat mail merge dapat dilakukan langkah-langkah sebagai berikut :

 1.      Salin contoh surat dibawah ini :

 

SMA ABC
Jl. Bojong  Enyod No. 4, Bogor
16810
===========================================================================================

No :  02/BK/09
Hal :  Panggilan Bimbingan Konseling

Kepada :
Ujang
Di
Cimahpar Rt. 01/02.

Dengan hormat,

Bersama surat ini kami mengundang Bapak/Ibu dari …………kelas …., untuk bisa datang ke SMA ABC untuk membicarakan perihal kemajuan belajar, pada :

      Hari      : Sabtu, 20 Juni 2009
      Jam      : 08.00 WIB

Demikian surat dibuat untuk diperhatikan.  Atas perhatiannya kami ucapkan terima kasih

                                                                 

                                                                              Bogor, 10 Juni 2009

 

                                                                              Zaeunudin                 a 
                                                                              Bimbingan Konseling

 

2.      Simpan dengan nama file UNDANG.DOC

3.      Buat dokumen seperti dibawah ini :

No	Nama_Ortu	Alamat	Nama_Siswa	Kelas
1	Ujang	Cimahpar Rt. 01/02	Tita	XI IPA 1
2	Asik	Bogor Baru No. 5	Jaya	XI IPA 1
3	Sudarto	Cibinong  Km. 40 No. 9	Indah	XI IPS 2
4	Randi	Puri Nirmala Blok A/10	Anggi	XI IPS 2
5	Maman	Citeureup Indah Jl. Dahlia No. 4	Eman	XI IPS 2

4.      Simpan dengan nama DATAUNDANG.DOC

5.      Aktifkan file UNDANG.DOC

6.      Tempatkan kursor pada isian dibawah teks Kepada

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

7.      Aktifkan Mail Merge dengan cara sebagai berikut :

• Pilih menu View, Toolbar, Mail Merge
• Pilih Open Data Source

 

 

• Buka file DATA UNDANG.DOC
• Jika anda berhasil membuka, maka toolbar Mail Merge berubah dengan mengaktifkan Insert Merge Field seperti berikut :

 

 

• Jika toolbar diatas, maka akan ditampilkan dialog Insert Merge Field seperti dibawah ini  :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Pilih Field Nama_Ortu untuk disisipkan, pilih tombol Insert

 

 

 

 

 

 

 

 

 

• Lanjutkan dengan cara yang sama untuk mengisi field Alamat, Nama_Siswa  dan Kelas
• Keterangan lain dari beberapa pilihan toolbar dari Mail Merge, dapat dilihat berikut ini :

 

 

 

 

 

• Jika anda memilih View Merge Data , maka tampilan suratnya seperti dibawah ini :

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Catatan : Proses mail merge diatas menggunakan Ms. Word 2003